Çin’de İş Görüşmeleri ve Çinlilerle Ticaret
May 15, 2010
“Ejderin ülkesi”nde iş yapma amacıyla bulunup, fuarlarını ziyaret edip, iş görüşmeleri yapmayı planlıyorsanız aşağıdaki noktalara özellikle dikkatinizi çekmek istiyoruz Ejder ile güreşebilmek için eşit güce ve taktiklere sahip olmak şarttır. Çin’i ve Çin’in ticari kültürünü tanımadan ticaret yapmanız ve bunda başarılı olmanız kolay değildir. Bunu zaman içinde, deneme yanılma yöntemiyle öğrenmeye çalışmak büyük bir hata olur. Birkaç iş denemesi sonrasında yemin edip buradan “Burasıyla ticaret olmaz” hükmüyle ve zararla ayrılabilirsiniz. Peki, ne yapmalısınız ve nasıl yapmalısınız?
20 yıla yaklaşan bir süredir müşterilerine hizmet veren Ming Dynasty (HK) Limited, Hong Kong SAR ve Çin Halk Cumhuriyeti’nde iş yapan ve yapmayı planlayan tüm Türk firmalarına aşağıdaki 20 önemli tespiti incelemelerini önermektedir.
1- Fabrika ziyareti şarttır
Çin’de veya diğer ülkelerdeki fuarlarda karşılaştığınız size çok uygun fiyatlar veren, konuya her yönüyle hakim olduğunu konuşmasıyla gösteren, kataloglarıyla uygun bir imalatçı imajı sunan ve fuar standındaki fabrika resimlerinden çok büyük bir işletme olduğu fikrine kapıldığınız firmalarla iş yapmadan önce mutlaka fabrikalarını ziyaret edin, üretim şartlarını, üretim yapılan makinaların ve ekipmanların durumunu ve tahmini üretim kapasitesini, çalışanlarını, mevcut üretimini, test cihazlarını, kalite kontrol çalışmalarını, paketlemeyi, depo şartlarını ve yüklenmemiş malları, paketlenmiş ve istiflenmiş hazır bekleyen malların gerçekten dolu olup olmadığını ve bekleyen malların depodaki durumunu, bu malların gönderileceği ülkelerle ilgili yükleme işaretlerini gözlemleyin. Bu detaylar, çalışmayı düşündüğünüz firma ile ilgili ciddi ipuçları verecektir. Üretim için yeterli makina ve ekipmanı olmayan işletme size en ucuz fiyatı verse de, o malı zamanında teslim etmesi mümkün değildir. Muhtemelen başka bir üreticide fason üretim yaptırılacaktır. Kalite kontrol bölümü olmayan bir işletmeden mal almanız durumunda ciddi problemlerle karşılaşmanız büyük bir ihtimaldir. Üretimi ve kalite kontrol bölümü uygun olan, ancak paketleme bölümü dış etkenlere açık bir işletmede ise sizin için üretilen ürünler yine çok ciddi risk altındadır, muhtemelen orta ve kuzey Çin’de çok yaygın olarak görülen toz etkisi olacaktır, ürünler kirlenecektir, boyalı ürünler çizilip, tozlu şekilde gelecektir. Fabrika ziyareti yaptığınızda ilgilendiğiniz ürün için birkaç adet numune yapılmasını istemeniz, bu ürünün gerçekten bu fabrikada üretilip üretilmediği ve fabrikanın üretim yeteneği konusunda genel bir bilgi verir.
2- Müşteri etkileme sanatı
Sizi havaalanından aldıkları araç, şirket sahibinin veya eşinin lüks araçları, lüks ofis şartları, akşam sizi ağırladıkları lüks lokanta ve müşterisine göre davet ettikleri gece klubü ve KTV’deki yüksek konfor, sınırsız eğlence teklifi ve aşırı harcama özellikle etkilenmemeniz gereken noktalardır. Sizin ziyaretinizde cevap aramanız gereken konu, istediğiniz ürünü, uygun fiyatla, istediğiniz kaliteyle, anlaşılan sürede hazırlayıp hazırlayamayacaklarıdır.
3- Karar verici yetkilinin tespiti
Görüşmeleriniz sırasında kimin karar verici oldugunu tespit etmeye çalışın, hangi elemanın nereye kadar karar verebildigini gözlemleyin, genellikle müşteriyle görüşen satış elemanlarının fiyat konusunda belli bir limite kadar yetkili oldukları, genellikle firma sahiplerinin ürünün gerçek maliyetini bildikleri ve daha gerçekci fiyat verebilecekleri önemli noktadır.
4- Kuralları siz koyun
Çalışacağınız firmaya kuralları ve çalışma şartlarınızı dikte etmelisiniz, aksi takdirde kendi yerel çalışma alışkanlıklarını ve metodlarını uygulamaya kalkabilirler; bu, bazen metodsuzluk olabileceği gibi, yanlış alışkanlıklar da olabilir.
5- Ürününüzü çok iyi tanımanız ve imal metodunu bilmeniz gerekir
Alıp sattığınız ürünü, malzemelerini, oluştuğu parçaları, ürünün montajını, imalat tekniğini, maliyet analizini bildiğiniz taktirde birçok sıkıntıyı yaşamazsınız. Bunun mal alım görüşmelerinde önemli etkisi olur. Fiyat, ürün kalitesi, imalat süresi konularında “hikayeler” dinlemezsiniz. Üretim başladıktan sonra malın gecikmesi ve problemler konusunda da gerçek dışı bilgiler verildiğinde durumu anlarsınız. Eğer imalatçınız sizin bu konudaki bilginizi, uzmanlığınızı bilirse daha gerçekci olmak zorunda olduğunu anlayarak, sizi ciddiye alacaktır. Eger imalatçınız üretimde kullanılmayan bir malzemenin, hammaddenin eksikliğini bahane ederek üretimin gecikmesinden bahsediyorsa buradaki üretim hatasını görerek müdahale etme şansınız olur. Ürününüzü ve imal metodunu bilirseniz, imalatçınıza daha verimli ve çabuk bir üretim yapmasi konusunda yardımcı da olabilirsiniz, maliyetlerin aşağıya çekilmesi sonuçta sizin alış fiyatınızı ve pazar şansınızı etkileyen faktörlerdir.
6- Konuya hakim satış elemanı:
İş görüşmelerinizde karşınıza çıkarılan satış elemanı konuya hakim değilse, ürünü ve teknolojisi konusunda bilgisi yoksa, üretim şeklini bilmiyorsa zaman kaybetmeye başlamışsınız demektir ve planladığınız ticari ilişki ciddi potansiyel tehlike taşımaktadır. Ürünle veya üretim ile ilgili soracağınız birkaç teknik soru ile ilgili satış elemanını test edin; eğer cevaplayamıyorsa, konuya hakim, eğitimli bir satış elemanı veya teknik konulara hakim bir yetkili ile görüşmek istediğinizi iletmeniz en doğru davranış olacaktır.
7- Yüzyüze görüşmenin avantajı:
Teknolojinin getirmiş olduğu imkanlar sayesinde sınırsız şekilde görüşme imkanı doğdu, artık herkes, her an internete bağlı durumda; ancak Çin ile ticaret yapanlar için hala geçerli olan, en güvenli ve verimli görüşme şekli yüz yüze görüşmedir. En azından bir işe ilk defa başlarken, yeni bir ürün konusunda çalışırken veya hatalar tespit edilen üretim konusunu görüşmek gerektiğinde yüz yüze görüşme en etkili iletişimdir. Sorunlarınızı telefon veya görüntülü görüşme ile çözme denemeleri verimli sonuç vermeyebilir ve büyük riskler ortaya çıkarır.
8- Görüşmelerin her zaman kayda geçirilmesi:
Yaptığınız görüşmelerin detaylarının iki tarafin da ortak lisanında yazıya dökülmesi, konuşulan konuların maddeler halinde detaylandırılması, verilmiş olan fiyatların not edilmesi, konuştuğunuz ürün detaylarının, üründeki hataların, isteklerinizin, ürün resimlerinin, özelliklerin el çizimiyle bile olsa kayda geçirilmesi, dahası teknolojiyle iç içe çalışanlar için bunların Office OneNote veya daha geniş takım calışmalarında Office Groove yardımıyla yapılması işinizi çok kolaylaştırır. Görüşme sonrası bu dökümanlara tarih ve yer notu düşülerek iki taraf tarafından parafe edilmesi sizi ilerideki birçok sorunlu durumda kurtaracak, üreticinin hata yapmasını önleyecek, mahkemelik veya tahkimlik olma durumunda elinizi rahatlatacak çözümler olacaktır.
9- Ekibinizdeki Çince bilen elemanınızın size getirdiği avantajlar
Çin’deki iş görüşmelerinizde tercüman bulunması mutlak bir gerekliliktir, muhtemelen üretici firmanın satış elemanları sizinle ortak bir lisanı konuşurlar ve bir şekilde anlaşırsınız, fakat ekibinizde Çince konuşan bir elemanınız veya danışmanınız varsa ve bunu gizli tutabilirseniz görüşmede iki sebeple avantajlı duruma geçersiniz. Görüşülen firmanın aralarında yaptıkları Çince konuşmalar, fiyat konusundaki degerlendirmeleri size önemli ipuçlari olacaktır. 20 yıla yaklaşan Çin tecrübemize dayanarak söyleyebiliriz ki, iyi alım yapan müşterilerin arslanın ağzında değil, midesinde olduğu günümüz koşullarında, Çin’de ve Hong Kong’da birçok büyük firma, müşterilerine göre bu tip hazırlık yapar. Etik olmadığı bilinen bu yöntemle müşteriden habersiz olarak onların dilini bilen, anlayabilen bir tercümanı görüşmelerde, özellikle pazarlık aşamalarında bulundurarak müşterinin fiyat değerlendirmelerini takip ederler. Dolayısıyla bunu kim yaparsa bir adım öne geçmektedir. Ayrıca üreticinin lisanını bilen ve konuya hakim olan bir elemanın bulunması tüm görüşme ve ürünle ilgili her türlü yanlış anlamalar konusunda bir sağlama imkanı oluşturmaktadır. Eğer Çinli bir elemanınız varsa, tabii ki bunu gizli tutmanız söz konusu olamaz, ancak bu durum bile karşı firmayı açıkca rahatsız edecektir, Çin ticari kültürüne vakıf, Çinli psikolojisini bilen, tüm Çince konuşmaları anlayan elemanınız karşı tarafın sizi ciddiye almasına yol açacak ve daha dengeli bir görüşme gerçekleşecektir. Görüşmelerde iş tecrübesi olan ve iş bilen, özellikle Pekin’li veya Şanghay’lı bir Çinli elemanınızın bulunması işinize her zaman pozitif olarak yansıyacaktır.
10- Etkili bir iletişim şarttır:
Ne istediğinizi ürün detaylarını ve sorunların neler olduğunu karşı tarafa devamlı tekrar ettirerek, aktif dinleme yöntemiyle ve bir çeşit zorlama ile daha etkili bir şekilde söyleyebilirsiniz. Yemek vakti öncesi veya hemen yemek sonrasının genellikle görüşme için doğru bir zaman olmadığı bir Çin gerçeğidir, etkili bir iletişim sağlayamazsınız, siz anlatırsınız, siz dinlersiniz. Sizin çok açık ve net bir şekilde anlatmış olmanız, karşı tarafın net bir şekilde anladığı anlamına gelmez.
11- Sözlüklerde olmayan ifadeler:
“Anlamadım”, “bilmiyorum”, “yapamayız” gibi ifadeler sözlüklerinde olmayabilir ve size hiç bir zaman “anlamadık” da denmeyebilir. Her söylediğinize ve isteğinize “Yes” diyorlarsa biraz durun ve düşünün. Belki de utandıkları için bazı ifadeleri kullanamayacaklarını aklınıza getirin. Sessizliğin olumsuzluk anlamı getirdiğini aklınızdan çıkarmayın.
12- En ucuz fiyat teklifine kafayı takmayın:
Eğer iyi bir ürün istiyorsanız bunun bedelini ödemeniz gerektiğini aklınızdan çıkarmamanız gerekişyor. Karşınızdakilerin, “bedava peynir sadece fare kapanında olur” diye düşündüklerini hatırlayın. Genellikle fuarlarda düşük fiyat vererek müşteri kapma oyununa gelmeyin, en çok yapılan ve hala en çok oyuna gelinen konunun bu olduğunu aklınızdan çıkarmayın. En düşük fiyat veren firma ile anlaştığınız kanısına kapılarak hemen dönmeyin, en az birkaç farklı firma ile görüşerek doğru fiyat seviyesini anlamaya çalışın ve en azından birkaç yedek firmayı elinizin altında bulundurun ve görüştüğünüz her firmaya görüşülen başka firmaların da olduğunu hissettirin. Fuarlarda en uygun fiyatı veren firmalar, fuar sonrası vermiş oldukları fiyatta hata yapıldığını ve gerçek fiyatın daha yüksek bir değerde olduğunu söyleyebilir. Ayrıca sizinle ticaret yapma şansının olmadığını bilen veya rakip firmanın sizinle olan ticaretini baltalamak için maliyetinin altına fiyat teklif edebilen firmalar da vardır. Bu fiyat ile ürüne alıcı olduğunuzda kaporanızı alıp, sizi bekleterek, ya malı veremezler, ya da küçük bir miktarda vermeyi göze alabilirler. Dolayısyla maliyet analizi ve hesabı yapabilecek bir durumda olmanız tek çözümdür, size verilen fiyatın Çin piyasa şartlarına göre ne kadar mantıklı olduğunu hesaplayarak görmelisiniz, pazarınızdaki satış fiyatları ile mukayese ederek değil. Eğer üretici maliyetin altında fiyat teklif ediyorsa her türlü riski göz önünde bulundurmalısınız.
13- Hiç bir şekilde nakit ödeme yapmayın
Ticaretiniz süresince hiç bir şekilde nakit ödeme yapmayın, bütün ödemeleriniz satış sözleşmesinde veya proforma faturada belirtilmiş olan bankadaki şirket hesabına yapılmalıdır, şirket sahibinin veya çalışanların özel hesabına veya elden yapacağınız ödemeler yasal değildir, mal bedelinin düşük deklare edilmesine sebep olabilir ve herhangi bir sorunlu durumda hakkınızı ararken zorluklarla karşılaşıp, ödemenin iadesinin gerektiği durumlarda yasal olarak hiç bir şeyin yapılamaması ile karşılaşabilirsiniz.
14- Pandoranın kutusunu açtırmayın
Çin’de görüşerek, iyi şartlarla üretilmesi için anlaştığınız bir konuyu yazılı bir anlaşmaya bağlasanız da, karşınızdaki üretici firma bunu birçok defa tekrar görüşerek anlaşmayı delik deşik etmekten, fiyatı revize etme isteğinden vazgeçmeyecektir. Eğer bir defa bu konuyu görüşmeye başlarsanız, bunun sonu yoktur, fiyat dahil anlaştığınız her konuyu tekrar görüşmekten ve geri adımlar atmaktan kurtulamazsınız.
15- İthal edilmiş üründeki kalite problemleri ilişkileri sarsar;
Çin’deki üreticiniz ne kadar mükemmel olursa olsun, ne kadar uzun süre çalışırsanız çalışın, kalite kontrolü ve yükleme de hatasız olacakmış gibi görünse de mutlaka üretim süresince, yükleme öncesi ve yükleme anında teknik elemanınızla veya bu hizmetleri veren şirketlerle gözetim ve kalite kontrolü yaptırın. Mümkünse ürün numunelerini size gönderterek son kararı siz verin. Hatalı ürün yüklemeleri alıcılara ciddi zararlar vermektedir. Gümrük vergileri, harçları, nakliyesi ödenerek ithal edilmiş ürünlerin telafisi ciddi baş ağrıları oluşturmaktadır. Bu tip sorunlar sonucunda mal bedeli ödenmiş ürünün ihracatcısının alıcıya tamamen sırt çevirmesi veya oluşan zararın sadece çok küçük bir bölümünün telafi edilmesi söz konusu olabilmektedir. Bu tip durumlar ile karşılaşmamak için her yüklemede kalite kontrolü ve gözetim şarttır. Eğer sorun varsa yüklenmeden önce bu tespit edilmelidir
16- Kalite kontrolünün yapılmış olması herşeyin tamam olduğu anlamına gelmez;
Üretim bitmiş, her aşamada kalite kontrolü ve mükemmel bir paketleme ile malınız hazırlanmış olabilir, ancak ihracat işlemlerini yapan görevli ihracat evraklarında hata yapar ise kabusunuz yeni başlamaktadır. Dolayısıyla bu aşamada faturayı, çeki listesini, ön konşimentoyu, gerekiyorsa sağlık raporu, ürünle ilgili kalite sertifikalarını vs. fakslatarak ön incelemeden geçirin. Çin gümrüğüne deklare edilecek tutarı en azından sadece bilginiz olması amacıyla sorun. Eksik veya yanlış bir beyanın veya belgenin malınızın yüklenmesini geciktirebileceğini, engelleyebileceğini veya ithalinde sorunlar yaşatabileceğini aklınızdan çıkarmayın. Bu tip basit hatalar Çin orijinli malların ithalatında maalesef sıklıkla olmaktadır.
17- Kalite kontrolünde sorumlulara acırsanız acınacak duruma düşersiniz
Normalde üretim aşamasında da olması gereken gözetim ve kalite kontrol çalışmaları genellikle sadece mal üretimi tamamlandıktan sonra yüklemeden önce yapılır. Bu kontrolleri mümkün olduğunca habersiz şekilde giderek yapın veya yaptırın. Özellikle üretim ve paketleme sonrasında yapılan kontrollerde, kalite kontrol standartlarına göre incelenecek belli bir ürün sayısı, malın bütünü için iyi bir bilgi verir. Bu incelemede yakalanacak hatalı ürünler konusunda tavizkar olunması ileride size ciddi zararlar verecektir. Hatalı üretim varsa ürünü reddedip, yeni bir üretim veya yüzde 100 hatasız, sorunlardan arındırılmış ürün konusunda ısrarcı olun ve bunun böyle olacağını en baştan deklare ederek sözleşmenizde kayda geçirin.
18- Her zaman yedekli çalışma
Her zaman elinizde mal alabileceğiniz ikinci ve üçüncü imalatçı bulundurun. Bütün yumurtaların tek bir sepette taşınması her zaman büyük risktir. Çin’de imalatçınızın üretimde teknik problem yaşaması ya da daha fazla kar bırakacak bir müşterinin üretimi için sizi ikinci plana atması, üretim hatalarından dolayı gecikme veya fiyat artışı isteğinden dolayı işbirliğini durdurması durumunda malsız kalıp, ciddi sıkıntı yaşayabilirsiniz. Eğer aynı malı iki farklı üreticiden alabiliyorsanız, en garantili mal alımını yapıyorsunuz demektir. Eğer bunu iki imalatçı da bilirse aralarında gizli rekabet de yaratırsınız, fiyat artışı isteği veya her türlü nazlanma daha zor söz konusu olacaktır. Herhangi birinin, üretimi herhangi bir sebeple durdurması durumunda, üretimin tamamını diğer imalatçıya kaydırma şansınız olur.
19- Zaman eşikleri koymayın
İş müzakereleri esnasında zaman eşikleri koyarak karşı tarafı zorlamak akla yatkın gelebilir. Ancak karşınızda Çinliler varsa, bir kez daha düşünmelisiniz Çünkü koyulan zaman eşiklerinin ihlal edilme ihtimali neredeyse kesindir. Zaman eşiği koyduğunuzda, zaman eşiğiniz geçildiği an, bir ikilemle yüz yüze kalmak durumundasınız. Geri adım atarak daha esnek olmak ya da tutturulamayan bir eşiğin ardından bir tane daha koymak ve karşı tarafı buna uymaya daha fazla zorlamak. Nihayetinde, Çinli muhatabınız baskı amacıyla koyduğunuz eşiklerin özellikle üstüne basarak, müzakere pozisyonunuzu hasara uğratabilir. Örneğin, karşı tarafa dönüş uçağının saati söylenirse, ve siz anlaşmaya varma zorunluluğu olan taraf iseniz, ne kadar erken varırsanız varın, karşı taraf sizi son saatlere kadar oyalayabilir. Daralan zaman, anlaşma ile dönme konusunda tüm baskıyı sizin üzerinize koyacaktır. Anlaşmaya varamadan dönme kaygısı, taviz verme eğiliminizi arttıracaktır. Her zaman, uçağınızı iptal edebilme opsiyonunuzu elinizde tutun. Çin’e gelmeden, milli bayram ve tatilleri öğrenin. Çinli muhataplarınız, tatil döneminde ne kadar önemli olursanız olun, sizi bırakıp memleketlerine gitmekte tereddüt bile etmez. Tek bir muhatap ile görüşmeye gelseniz bile, alternatifleriniz olduğunu hissettirin, eğer zaman eşiği koyacaksanız başka firmalarla görüşme için randevunuz olduğunu söyleyin.
20- Sözleşme imzalamalısınız
Yapmış olduğunuz görüşmede arzu ettiğiniz sonuçlara eriştiyseniz anlaşılan tüm detayları, özellikle fikri ve sınai mülkiyet haklarınızın kullanım şekli de dahil olmak üzere, hukuk danışmanınızın yardımıyla yazılı olarak, duruma göre Çin Halk Cumhuriyeti Mahkemleri’nde veya Çin Tahkim Kurumu’nda (CIETAC) geçerli bir sözleşmeye dönüştürmelisiniz. Bu sözleşmenin ikinci aşaması, bir Gizlilik Sözleşmesi (NDA) olabilir. Bunların belli şekil şartları vardır. Sözleşme İngilizce hazırlandıysa mutlaka Çince tercümesi de sözleşmeye eklenmelidir. Sözleşme, mutlaka imza ve mühürlerin doğruluğu açısından noter onayından geçirilmelidir, gerekirse buna konsolosluk onayı da ilave edilebilir.
İmzaladığınız Sözleşme Ne Kadar Geçerli?
December 15, 2009
Çin Halk Cumhuriyeti’nde Yerleşik Bir Firma ile İş Yaparken Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Noktalar Vardır.
1. İki firma arasında işin bütün detaylarını ihtiva eden bir sözleşme düzenlenmeli ve karşılıklı olarak imzalanmalıdır. Bu sözleşme karşılıklı iletişim dilinde hazırlanmış ise mutlaka Çince tercümesi de sözleşmeye dahil edilmelidir. Çince tercümeyi ihtiva etmeyen sözleşmeler herhangi bir anlaşmazlık durumunda Çin Halk Cumhuriyeti mahkemelerinde geçerli kabul edilmez.
2. İmzaladığınız sözleşmenin geçerli olup olmadığını anlamanız kolay olmayabilir. İki firma arasında imzalanan bu sözleşmeyi imzalayan kişiler yetkili midirler, sözleşmede kullanılan mühürler yetkili midir? Sözleşmede yazılan firma ismi ile mühürdeki firma ismi arasında fark var mıdır? Sözleşmede aynı firma ismi bilerek veya bilmeyerek müteakip defalar yazım hataları yapılarak mı yazılmıştır? Firma isminin yazılışındaki tek bir harf farkı bile sözleşmenin geçersizliğine sebep olur.
Çin Halk Cumhuriyetinde şirket mühürleri 3 çeşittir. Daire şeklide olan mühür şirket mühürüdür, elips şeklinde olan mühür muhasebe bölümüne aittir, kare şeklindeki mühürler ise şirketi kanuni olarak temsil edebilen yetkili kişilere aittir. Sözleşme, sadece daire ve kare şeklindeki mühürler ile onaylanabilir. Yukarıdaki bahsedilen mühürler kamu güvenliği dairesi onayı ile yaptırılmıştır ve dolayısıyla kullanımı sorumluluk getirir. Bunun dışında her firmanın kullanmaktan çekinmediği, herhangi bir mühürcüde yaptırılmış Çince ve İngilizce olarak hazırlanmış şirket mühürleri vardır ve bu mühürler yasal değildir ve ayrıca kullanıldığı sözleşmelerde geçerli değildir. Herhangi bir anlaşmazlık durumunda mahkemelere başvurduğunuz zaman ne tip bir ihtilaf durumu ortaya çıkacağı da belli değildir.
3. Hazırlanıp, imzalanan sözleşmenin Çin’deki firmanın bulunduğu şehirdeki Ticaret Odası’nda (CCPIT) onaylattırılarak, Çin Dışişleri Bakanlığı kanalıyla T.C. Büyükelçiliği Konsolosluk Şubesi’nden veya Başkonsolosluğu’ndan onaylatılması en azından sözleşmenin yetkili kişiler tarafından imzalanıp mühürlendiğini belirtir. Ancak sözleşmede sadece imza ve mühürlerin doğruluğunu onaylayan kurumlar “metne şamil değildir” ibaresini düşerler. Herhangi bir anlaşmazlık durumunda mahkemeye başvurulması durumunda sözleşme hükümlerinin de onaylanmış olduğu düşüncesi yanlıştır. Bunun yerine sözleşmeyi en başta hukuki destek alarak hazırlattırmak en doğru karar olacaktır.
4. Sözleşmelerde; sözleşmenin taraflarını, imza tarihini ve sözleşmenin düzenlenip imzalandığı yeri, ürün ve hizmetin muhteviyat ve detayını, ürün ve hizmetin miktarı ve süresini, ürün ve hizmet kalitesi detayını, birim fiyatları içeren bilgiyi, nakliye v.s. detaylarını, diğer koşulları, tarafların hak ve yükümlülüklerini, hangi anlaşmazlık durumunda Çin’deki tahkim kurumuna (CIETAC) ve hangi anlaşmazlık durumda Çin Halk Cumhuriyeti mahkemelerine başvurulabileceği konusu net olarak yazılmalıdır.
5. Ana ve alt şirketlerin beraberce bulunduğu ve iş yaptığı durumlarda, sözleşmede ana şirketin isminin yazılarak, onay kısmında alt şirketin isminin ve mührünün kullanılması durumunda sözleşmenin hiç bir geçerliliği yoktur çünkü iki şirket farklıdır. Bu hata, bilerek veya bilmeyerek yapılmakta, kanunen geçerli gibi görünen birçok sözleşmenin anlaşmazlık durumunda mahkemelere başvurulması halinde geçersiz olduğu anlaşılmaktadır. Böyle detayları gözden kaçırmamak için her türlü sözleşmenin hazırlanıp imzalanması aşamalarında hukuki destek alınmalıdır
6. Sözleşmelerin yetkili kişiler tarafından imzalanıp ve mühürlenip, faks ile karşılıklı olarak iletilip, anlaşmazlık durumunda mahkemelere başvurulması durumunda ne kadar geçerli olduğu görecelidir, mutlaka orijinalini ibraz etmek gereklidir. Orijinalini görmediğiniz, her türlü kurumun onayına haiz sözleşmelerin, sahtecilik yapılarak hazırlanmış olabileceği akıldan çıkarılmamalıdır. Onlarca yıldır Çin Halk Cumhuriyeti ile iş yapıp aynı hatayı ve dikkatsizliği yapan birçok şirket olduğunu gözlemlemekteyiz.
7. Türk şirketlerinin yaptığı en büyük hatalardan birisi, alıcı olarak ziyaret ettikleri fuarlarda belli bir malın veya hizmetin alımı için imzaladıkları, ancak diğer firmanın yetkisiz elemanları ve geçerli olmayan mühür kullanılarak imzalanan sözleşmelere dayanarak yapılan nakit ödeme veya banka havalelerinin ciddi riskler içermesidir. Tamamen karşı firmanın insafına kalınan bu durumlarda, bahsedilen tipteki sözleşmeler mahkemeler tarafından geçerli kabul edilmemektedir. Çin Halk Cumhuriyeti kanunlarına göre geçerli bir sözleşmeye dayanmayan ödemelerin şirketleri karşılıklı olarak bağlayıcılığı yoktur. Malın yüklenmemesi, farklı bir hizmetin yapılması, sözleşmede yazılan üründen farklı bir malın yüklenmesi durumlarında sizi koruyan bir çözüm bulunmamaktadır. Böyle durumlarda yardım istenen resmi kurumların da yapabilecekleri fazla bir şey olmamaktadır ve çok kolay çözülebilecek problemlerin, çözümsüz problemler klasörlerinde toplanmasına neden olmaktadır.
Alıcı firmalarının hukuki destekten yoksun olarak çalışma niyet ve alışkanlıkları kötü niyetli şirketlerin sektörde gelişmesine ve bu tip şirketlerin çoğalmasına, bu tip davranışların artmasına yardımcı olduğu açıktır. Hukuki destek ve danışmanlık hizmeti alarak çalışma durumunda ortaya çıkacak maliyet, problemler yaşandığında oluşacak büyük ve hiç bir zaman telafi edilemeyecek zararlardan çok daha azdır. 17 yıldır Çin Halk Cumhuriyetinde müşterilerine hizmet veren şirketimiz, tüm Türk firmalarına profesyonelce düşünmeyi ve garantili iş yapmayı önermektedir. Sözleşmeler ile kendinizi korumanız durumunda, Çin Halk Cumhuriyeti kurum ve mahkemeleri her zaman haklı olan tarafı koruma yönünde karar vermekte ve dolandırıcıları şiddetle cezalandırmaktadır.
Yabancı Tahkim Komisyonlarının Kararlarının Çin’de Uygulanması
March 19, 2009
1 Mayis 2005 tarihinde yayınlanan Çin Halk Cumhuriyeti Tahkim Kurallarına (China Arbitration Rules) göre Çin Halk Cumhuriyeti’nde tek yetkili tahkim kurumu Çin Uluslararasi Ekonomik ve Ticari Tahkim Komisyonudur (CIETAC). Ancak diğer ülke tahkim komisyonlarınca verilmiş kararın tanınması amacıyla Çin Halk Cumhuriyeti Ara Mahkemesine (P. R. of China Intermediate Court) başvurulabilir.
Sorunların Tahkimde Çözümüne Yer Bırakmadan Önlenmesi
March 18, 2009
Tahkim, taraflar arasında çıkan uyuşmazlıkların devletin resmi yargı organları yerine, kendileri tarafından belirlenen hakemlerce çözümlenmesidir.
ÇİN’de sözleşmelerden doğan uyuşmazlıklarda “tahkim” sıklıkla kullanılan bir yoldur.
Tahkime gitmek için uyuşmazlığın öncelikle usulüne göre düzenlenmiş bir sözleşmeden kaynaklanmış olması gerekliliği vardır. Diger taraftan, tahkim yolu taraflarin karşılıklı rızası ile mümkündür. Taraflar tahkim yolunu sözleşmede şart koşabilecekleri gibi, ileriki safhalarda karşılıklı rıza ile de tahkime götürebilir.
Ancak, tahkime başvuru aşamasına gelmeden evvel alınması gereken pek çok tedbir bulunuyor.
Önemli olan, uyuşmazlığın ortaya çıkmasını engelemek, zaman ve maliyet kayıplarını önlemektir.
Öncelikle sözleşme hükümleri, proforma fatura veya satış kontratında açık ve net biçimde belirlenmelidir. Akit tarafları, sözleşmeye konu olan mal ve nitelikleri, teslim ve ödeme şartları son derece açık ve dikkatli biçimde yazılmalıdır. Ayrica anlaşmazlık halinde iki taraf tarafindan da geçerli kabul edilerek, bu yazılı akitle birlikte başvuru yapılabilecek tahkim müessesesinin ismi “Çin Uluslararası Ekonomik ve Ticaret Tahkim Komisyonu (CIETAC)” ve detayları bir tahkim maddesi olarak belirtilmelidir.
Üretim ve yükleme aşamasının sözleşmeye uygunluğunun denetlenmesi ÇİN’de hayati bir konudur. Dolayısıyla burada hem üretim, hem de yükleme aşamalarında alıcı firmanın bizzat kendi uzmanlarına kontrol ettirmesi ya da kontrol işlemini Hong Kong SAR veya ÇİN’de yerleşik bulunan, ilgili konuda iştigal eden, uzmanlaşmıs bir Türk şirketi aracılıgıyla gerçekleştirmesi en doğru yol olacaktır.
Tekrar vurgulamakta fayda var ki, en önemli konu sorunların ortaya cıkmasını en baştan engellemek ya da azaltmaktır. En zor durum, gideceği noktaya ulaşmış, problemleri varış gümrüğünde veya alıcının malı gümrükten çekmesi sonrası anlaşıldıktan sonra ortaya çıkabilir. Mal bedeli, nakliye ücreti, gümrük harç ve vergileri ödenmiş bir ithlalat işlemindeki zarar çok büyüktür ve tüm zararın telafisi zordur. İstenen vasıfta olmadığı tespit edilen malın mahrecine iade işleminin getireceği ek nakliye, ödenmiş gümrük vergi, harç ve masrafların kaybı oluşacaktır ve ÇİN’deki tahkime gidilse bile bu kayıpların tamamının tazmin edilmesi hiç bir zaman mümkün olamayabilir veya 180 günü bulabilecek tahkim sürecinin karara bağlanması istenildiği kadar tatminkar olmayabilir. Ayrıca Tahkim komisyonunun verdiği karar kesin olmayıp, Çin mahkemelerine taraflardan birinin başvurması halinde tahkim sürecinin tekrardan başlatılmasına hükmedilebilir, bu da mahkeme sürecine 180 gün ilave edilmesi anlamı taşır.
