Gizlilik Sözleşmesi (Non-Disclosure Agreement)
March 14, 2010
Kendi yarattığınız yeni bir fikri, projeyi, ürünü, prototipi, yazılımı, buluÅŸu veya iÅŸ konseptini iÅŸbirliÄŸi yapmayı düşündüğünüz veya yatırımcı olabilecek üçüncü ÅŸahıslara ve giriÅŸimcilere anlatmadan, açmadan önce, imzalamalarını istemeniz gereken ve Ä°ngilizce’de ” Non-Disclosure Agreement” (NDA) diye adlandırılan “Gizlilik SözleÅŸmesi” sizin hakkınızı ve varlıklarınızı koruma amacıyla düzenlenir.
Birçok kişinin, başkalarının fikirlerini sahiplendiği, kendine mal edip haksız maddi ve manevi kazanç elde etmeye çalıştığı, hatta bunu alışkanlık haline getirdiği bir dönemde hem kurumunuz içindeki çalışanlar, hem dışarıdan gelen danışmanlar ve dış kaynak personeli, hem de tedarikçiler, hatta müşteriler bilgi varlıklarına çalışmaları süresince erişebilirler. Ancak bu varlıkları korumak için onların da sorumlu olduklarının vurgulanması önemlidir. Gizlilik anlaşmaları (NDAs) bu amaçla yapılir.
Gizlilik anlaşmaları standart maddelerden oluşur. Anlaşma metninin hazırlanması ve güncel tutulması kadar, kimlerle ne zaman imzalandığı, nerede arşivlendiği gibi kayıt bilgilerinin de tutulması önemlidir. Bu durum ilgili kişi ve kurumların, bilgi güvenliği kurallarını hatırlamalarını ve özen göstermelerini de sağlar.
Gizlilik Sözleşmesi, fikrin, projenin, ürünün, prototipin, yazılımın veya buluşun gerçek sahibini açık ve net bir şekilde ortaya koyarken projeyle ilgili hiçbir bilginin üçüncü şahıslara verilmeyeceğini garanti eder. İmzalayanlar, açıklanan bilginin gizli bir bilgi olduğunu resmen tanımış olur. Bu bilgiyi kendisinin veya baskasının çıkarları için hiç bir şekilde kullanmayacağını kanunlar karşısında taahhüt etmiş olur. İlgili iş, ürün ve patent vs. hayata geçirilemese bile Gizlilik Sözleşmesinin bağlayıcılığı sözleşme maddelerinde belirtilmiş olan süre kadar devam eder ve kanun karşısında verilen taahhüt sürer.
Belirli bir amaç için bilgi alışverişi yapılacağı, bu bilgilerin belirli bir süre gizli tutulacağı, bu bilgilerin ancak değerlendirme amacıyla, izin verilen kapsamda, üçüncü kurum veya kişilere iletilebileceği, bunun dışında sadece kanun zoruyla açıklanmak zorunda kalınırsa açıklanabileceği, talep edildiğinde bu bilgilerin iade veya istenen şekilde imha edileceği ve yalnızca yasal olarak saklanmak zorunda olanların saklanabileceği v.b. hükümler bulunabilir.
Uzun yıllardır Çin’de iÅŸ yapmakta olan bircok Türk ÅŸirketinin Gizlilik SözleÅŸmesinden haberi bile olmadığını veya yol yöntem bilmedikleri için hep riskleri gözardı ederek bu tip bir sözleÅŸmenin imzalanmasını ÅŸart koÅŸmadıklarını gözlemlemekteyiz. Böyle durumlarda karşı tarafdaki üreticinin bilerek veya bilmeyerek gizlilik kurallarına uymaması, konu olan ürün, prototip, dizayn ve patentle ilgili fikri ve sınai mülkiyet hakları ihlallerinin artmasına ve sonuçta Türk firmalarının öngörülmeyen büyük zararlara uÄŸramalarına sebep olmaktadır. Çok kısa sürede ve kolayca hazırlanabilen Gizlilik SözleÅŸmeleri çok basit sözleÅŸmelerdir ve firmadan firmaya, üründen ürüne çok büyük deÄŸiÅŸiklikler arz etmezler. Gizlilik SözleÅŸmeleri, Çin Mahkemeleri tarafindan kolayca anlaşılabilmeleri ve yaptırımların uygulanabilmeleri icin Çince hazırlanır ve imzalanır ancak ekinde Ä°ngilizce tercümesini ihtiva eder. Her sözleÅŸmeye konulmasını önerdiÄŸimiz, “sözleÅŸmeye uyulmamasi durumunda tüm mahkeme ve avukatlık masraflarının davayı kaybeden tarafından ödeneceÄŸi” maddesi muhtemel bir davalık olma durumda sizi oluÅŸacak masraflardan kurtarır. Bu madde, avukatların da çok çabuk ÅŸekilde dava açma ve takip etmelerine yardımcı olacaktır.
Çok iyi hazırlanmıs bir Gizlilik Sözleşmesinin imzalanması Çin Halk Cumhuriyeti’nde size etkili bir koruma sağlar. Eğer karşı firma bu anlaşmayı imzalarsa sizin haklarınızı koruma konusunda ne kadar ciddi olduğunuzu görmüş olur. En etkili koruma metodu caydırıcı etkidir. Hakkını mahkemelerde aramayı bilen ve bunu profesyonel destek ile yapan firmalarla çalışanlar, hiç bir zaman gizliliğin ihlali durumunda mahkemelere verilip, ifşa edilmeyi, kaybedilecek davalardan dolayı rakamı belli olmayan tazminatlar ödeyerek zor durumlara düşmeyi istemezler. Özellikle son yıllarda fikri ve sınai mülkiyet haklarının korunması konusunda çok aşama kaydeden Çin Halk Cumhuriyeti Mahkemelerinin bu tip davalara çok hakim olduklari gözlenmektedir ve genellikle bu tip davalar olumlu sonuçlanmaktadır, haklıya hakkı teslim edilmektedir.
Bu konuda çok yaygın olarak yapılan hataların başında böyle bir Gizlilik Sözleşmesinin en baştan imzalanmaması, yeni ürün, dizayn, prototip, çizim veya yazılımın karşı firmaya açılmasından sonra imzalanmaya çalışılması gelmektedir. Bu durumda tahmin edilebileceği gibi bir sonuç ortaya çıkar veya tamamen karşı firmanın insafına kalınır. Genellikle gizli tutulması istenen bilginin kötü niyetle kullanılması durumunda yapılabilecek fazla birşey kalmamıştır. Eğer karşı firma böyle bir Gizlilik Anlaşmasını imzalamaktan kaçınıyorsa, yapmanız gereken tek yol bu firma ile çalısmayıp kendinize daha güvenilir bir firma bulmaktır.
Gizlilik sözleşmesinde taraflar, imza tarihi ve sözleşmenin düzenlenip imzalandığı yer, ürün ismi ve tanımı, prototip bilgisi, patent detayı,  fikri ve sınai mülkiyet haklarının muhteviyatı ve detayı, gizliliğin süresi, diğer koşullar, tarafların hak ve yükümlülükleri ve özellikle başvuru makamının Çin Halk Cumhuriyeti Mahkemeleri olduğu net olarak yazılmalıdır.
20 Yıla yaklaşan bir süredir müşterilerine hizmet veren Ming Dynasty (HK) Limited, Hong Kong SAR ve Çin Halk Cumhuriyetinde iş yapan tüm Türk firmalarını yeni ürün, dizayn, prototip vs. fikri ve sınai mülkiyet haklarını karşı firmalara açmadan önce Gizlilik Sözleşmesi ile kendilerini ve ürünlerini korumalarını önermektedir. Sözleşme ile kendinizi korumanız durumunda, Hong Kong SAR ve Çin Halk Cumhuriyeti mahkemeleri her zaman haklı olan tarafı koruma yönünde karar vermekte ve sözleşmeye uymayan ilgili kurum ve kişileri şiddetle cezalandırmaktadır.
1-10-100 Kuralına Dikkat !
July 16, 2009
Farklı sektörlerdeki çeÅŸitli çalışmalar ve deneyimler göstermiÅŸtir ki, ürün geliÅŸtirme, imalat ve teslimat için maliyet – zaman iliÅŸkisi 1-10-100 ÅŸeklindedir. OluÅŸabilecek bir hatanın telafisi, üretimde anlaşılırsa ürün geliÅŸtirme aÅŸamasındaki maliyet ve zamandan oluÅŸacak zararın 10 katıdır, aynı ÅŸekilde müşteriye teslim edilmiÅŸ üründe tespit edilmiÅŸ hatanın telafisi ürün geliÅŸtirme aÅŸamasındaki maliyet ve zaman kaybı olarak 100 katı fazladır.
Hatalar ve problemler ne kadar erken tespit edilir ve de ne kadar erken çözülürse o kadar iyidir. Her zaman alıcı ve satıcı için para ve zaman tasarrufu sağlayarak, zorlu hukuki yollara gidilmesini, yıllarca sürebilecek uzun çözümsüz beklemeleri, hayal kırıklıklarını ortadan kaldırır.
Kontrol Çeşitleri: Ham maddeyi ürüne dönüştüren bir fabrika için kalite kontrol modelini basite indirgeyelim. Eğer fabrikanın alt üreticileri varsa bu model onlar için de uygulanmalıdır.
Üretim Öncesi Kontrol:
En temel ve önemli kontrollerden biridir. Eğer hammadde veya üründe kullanılacak parçaları üreticinin alımı aşamasında kontrol ederseniz birçok riski ortadan kaldırırsınız. Ucuz hammadde alımı üreticinin kar marjını arttırır dolayısıyla birçok üretici mal satış anlaşmalarını gözerdi ederek böyle bir yola başvurabilmektedir. Üretim öncesi kontrolü, eğer üretim hattındaki teknisyenlerin veya isçilerin sizin üretiminizin detaylarını bilmemeleri, eksik bilmeleri veya yanlış bilmelerinden şüphelendiğiniz durumlar için de iyi bir fikirdir. Bir riski daha yok etmiş olursunuz. Esas üretim başlamadan önce, mevcut üretim şartlarında çıkan ürünü görmüş olursunuz, varsa hatalar ve eksiklikler en başta düzeltilebilir, kalitenin yükseltilmesi için en başta müdahale etmiş, fabrikaya da yardım etmiş olursunuz.
Üretim Süresince Kontrol:
Tüm üretimin ortalama kalitesinden emin olmanız için en baÅŸta yaptığınız ilk ürünlerin kontrolü yeterli deÄŸildir, iyi bir fikir edinebilmek için üretimin en az % 30′luk bir kısmının tamamlanmasını görmek gerekir. Bu aÅŸamada yapılacak kontrolün ÅŸu faydaları vardır;
- Kalite ile ilgili konulardan haberdar olursunuz, problemleri düzeltici hareketleri çok geç kalmadan yapabilirsiniz.
- Üreticinizle karşılıklı konuşarak üretimle ilgili neyi kabul ettiğini, neyi etmediğini görürsünüz.
- Malın üretilen bölümünün üretim süresi size, tüm üretim süresi için çok hassas bir tarih verir.
Son Kontrol (Yükleme öncesi):
Birçok müşteri için paketlenmiÅŸ, % 100 hazır malın kontrolü standart ve tek kalite kontrol yöntemidir. Kalite kontrol uzmanı bütün detayları inceleyerek, malın miktarını sayarak, paketleme seklini kontrol ederek bu iÅŸlemi tamamlar. Son kontroller hemen yükleme öncesi genellikle bir koÅŸuÅŸturma ÅŸeklinde geçer ve aceleyle yapılır. Yükleme gecikmelerine sebebiyet vermemek için kontrolden sorumlu uzmanlar genellikle malın % 80′inin paketlenmesi tamamlanınca bu kontrolü gerçekleÅŸtirirler, geri kalan üretimin kalitesi tam bir soru iÅŸaretidir. Son kontrol, sadece aynı üreticiden defalarca yüklenmiÅŸ bir ürünün kalite kontrolü için uygun olabilir. Bunun dışındaki durumlarda kesinlikle önceki kalite kontrol yöntemleri uygulanmalıdır.
Son kontrollerin bir de bilinmeyen diğer tarafı vardır. Kontrol uzmanı genellikle bir polis edasıyla kontrolü gerçekleştirir, sürenin ve kontrolün yeterli olmayacağını bildiği için en alttaki kolileri açtırıp, gizlenmiş olabileceğini düşündüğü hatalı ürünleri rastgele bulmaya çalışır. Üreticiler, bütün üretim tamamlandıktan ve belki de hatası tamir edilemeyecek bir aşamadaki ürünün son dakika reddinden çok korkarlar.
Alıcılar da son dakika kontrollerinde çıkacak en ufak bir hatada ürünün tamamını reddederek fiyattan indirim isterler. Rüşvet mekanizması en çok bu durumda devreye girer, birçok üretici malın bu şekilde yüklenmesi ve mal bedelinin tamamen alınabilmesi için kontrol görevlisine rüşvet teklifini yapar. Birçok üretici, üretimin her anından haberdar olacak ve her şeyi kontrol altında tutacak kadar organize değildir. Genellikle hatalı ürünleri ve problemleri ilk defa kalite kontrol uzmanının bulup, göstermesi ile fark ederler. Dolayısıyla üretim öncesi veya üretim sırasında kalite kontrolü yaparak üreticilere de yardımcı olunmuş olunur.
Konteynere Yüklemede Gözetim:
Genellikle müşteriler, üreticilerden doğru malı, doğru miktarda, istenilen yükleme planına göre konteynere yüklenmesini isterler. Bu gözetim işlemi genellikle son kontrolün hemen akabinde, aynı kontrol uzmanı tarafından yapılır. Fakat son kontrolden farklı bir hizmettir, iki adımdan oluşur.
- Koli veya paket sayısının doğruluğu, iç ambalajlardaki adetlerin yine bir kaç koli açılarak paketleme listesindeki detaylarla aynı olması kontrol edilir.
- Koli veya paketlerin konteynere veya taşıyıcı kamyona zarar görmeden, istenilen sıra ve düzen içinde yerleştirilmesi çok önem arz eder.
Önemli Noktalar:
Kalite problemleri daha çok yanlış anlaşılmadan, ilgili lisana ve teknik konulara vakıf olamayan, yetersiz kalifikasyona sahip elemanlardan kaynaklanmaktadır. Müşteriler, ürünün ve paketlemenin tüm gerekliliklerini çok detaylı olarak hazırlamalıdırlar. Eğer mümkün ise, özelikle tüm siparişlerde ürün ve yükleme detayları Çinceye tercüme edilerek (üretim hattındaki teknisyenler için), kontrata da detaylı olarak yazılarak yanlış anlama riskleri ortadan kaldırılmalıdır. Kontrol anında ilgili kontrol uzmanı bu bilgileri tek tek kullanarak en sağlıklı kontrolü yapacaktır. Dolayısıyla detaylı ürün ve paketleme bilgileri, üreticinizle sonu belli olmayan çözüm ve zararın telafisi toplantı ve görüşmelerine yer bırakmamak için gereklidir.  Bu şekilde iki taraf da öngörülemeyen zararlardan kaçınmış olurlar.
